POLITIQUE VIE PRIVÉE – TRAITEMENT DES DONNÉES A CARACTÈRE PERSONNEL

La présente politique vie privée décrit la manière dont HARUKEY BVBA, ci-après dénommée Harukey, dont le siège social est situé à B-2840 Rumst (Belgique), Begijnenbossen 72, et dont le numéro d’entreprise est le 0553.623.441, TVA BE0553.623.441, info@harukey.be, tél. +32 479 80 95 40 (« nous ») traite vos données à caractère personnel dans le cadre de ses activités.

Pour éviter toute ambiguïté, la présente politique vie privée ne s’applique qu’aux opérations de traitement pour lesquelles Harukey agit en tant que responsable du traitement. Si Harukey agit en tant que prestataire de services (sous-traitant) dans le contexte d’e-GOR ou d’une autre application, Harukey (a) traitera vos données à caractère personnel conformément à la présente politique vie privée, y compris pour la gestion des clients et (b) Harukey n’utilisera les données à caractère personnel traitées pour votre compte par le biais de l’application concernée que de la manière décrite dans le contrat de sous-traitance conclu avec vous.

Nous nous efforçons de traiter vos données à caractère personnel conformément au règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (Règlement Général sur la Protection des Données) et à la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard de traitements de données à caractère personnel et toute autre législation applicable à la protection des données à caractère personnel.

LE TRAITEMENT

Dans le cadre de nos activités, nous traitons vos données à caractère personnel aux fins suivantes :

  • Gestion de la clientèle (nécessité contractuelle)
    • Identification et données de contact (de vous et/ou de vos employés)
    • Caractéristiques personnelles
    • Données professionnelles (formation et profession)
    • Données financières (détails de paiement)
    • Données d’utilisation liées à e-GOR
  • Gestion des fournisseurs (nécessité contractuelle)
    • Identification et données de contact
    • Caractéristiques personnelles
    • Données professionnelles (formation et profession)
    • Données financières (détails de paiement)
  • Optimisation de nos produits (e-GOR) (intérêt légitime, à savoir la liberté d’entreprendre d’Harukey et des utilisateurs d’e-GOR)
    • Identification et données de contact
    • Caractéristiques personnelles
    • Données professionnelles (formation et profession)
    • Données financières (détails de paiement)
  • Marketing direct (consentement) (intérêt légitime, à savoir la liberté d’entreprendre et le marketing direct)
    • Identification et données de contact (de vous et/ou de certains de vos employés)
    • Caractéristiques personnelles
    • Données professionnelles (formation et profession)
  • Obligations légales (obligation légale)
    • Identification et données de contact (de vous et/ou de certains de vos employés)
    • Données financières (détails de paiement)
    • La base juridique sur laquelle nous nous appuyons est indiquée pour chaque traitement.

Dans le cadre de l’optimisation de nos produits, nous conservons, par exemple, des listes de référence des comptables, afin que tous les utilisateurs de Harukey disposent de données à jour et uniformes relatives à ces comptables.

Un certain nombre de données sont obtenues auprès de tiers (par exemple, vos employés et/ou collègues et conseillers ou les utilisateurs d’e-GOR nous fournissent des données, par exemple des données relatives aux comptables) ou par le biais de sources officielles et publiques (le Moniteur belge, la BCE et les services gouvernementaux) ou d’autres sources publiques (tels que les médias sociaux, par exemple LinkedIn).

Si la base légale est la nécessité contractuelle ou une obligation légale, les données à caractère personnel doivent être fournies pour permettre l’exécution du contrat ou pour se conformer à cette obligation légale. En l’absence des données requises, la relation ne pourra pas être poursuivie.

La durée de conservation de vos données à caractère personnel est limitée à :

  • Gestion de la clientèle : 10 ans après la fin du contrat ;
  • Gestion des fournisseurs : 10 ans après la fin de la relation avec le fournisseur ;
  • Optimisation des produits : 1 an après la perte de pertinence de l’information
  • Marketing direct : 5 ans après le dernier contact significatif, étant entendu que cette période peut être prolongée si nous disposons de votre consentement à cet égard ;
  • Respect de nos obligations légales : conservation conformément à la durée de conservation légale.

 

EXPORTATION DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Nous traitons principalement vos données à caractère personnel au sein de l’Espace économique européen.

En raison de la nature mondiale de nos activités, nous pouvons cependant être amenés à transférer vos données à caractère personnel à des destinataires situés en dehors de l’Espace économique européen. Dans ce cas, nous veillerons à ce que ces données à caractère personnel soient traitées conformément aux dispositions légales applicables :

  • clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne pour les transferts de données à caractère personnel vers les pays tiers qui n’offrent pas une protection adéquate.

Vous trouverez des informations supplémentaires sur les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne sur le site web suivant: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_fr.

 

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES CONCERNANT LES DESTINATAIRES DE VOS DONNÉES A CARACTERE PERSONNEL :

Nous partageons vos données à caractère personnel avec un nombre limité de tiers dans certaines circonstances :

  • Nous partageons vos données à caractère personnel avec vous-même et, le cas échéant, avec (a) votre employeur ou certains de vos employés et (b) les conseillers professionnels que vous avez désignés ;
  • Nous faisons appel à un certain nombre de sous-traitants techniques, tels que pour l’hébergement de sites Web, pour la fourniture de la base de données CRM, moyennant la signature des contrats de sous-traitance nécessaires ;
  • Nous partageons vos données à caractère personnel avec des banques, des compagnies d’assurance et des courtiers, dans le cadre de votre relation avec ces parties ;
  • Nous partageons vos données à caractère personnel avec certaines autorités publiques dans le cadre de nos obligations légales ;
  • Nous partageons vos données à caractère personnel avec nos conseillers professionnels, avocats et huissiers de justice dans la mesure nécessaire à leur assistance.

 

SECURITE DU TRAITEMENT

Nous avons mis en œuvre une protection appropriée des données à caractère personnel que nous traitons.

Aucun système d’information ne peut cependant garantir une sécurité à 100%. Nous nous efforçons d’améliorer continuellement la sécurité de nos systèmes. Vous avez également un rôle important à jouer concernant la sécurité de vos données à caractère personnel, notamment en gardant confidentielles les informations liées à vos comptes et vos propres systèmes informatiques et en les sécurisant de manière adéquate.

 

VOS DROITS

Le Règlement Général sur la Protection des Données vous accorde un certain nombre de droits en ce qui concerne vos données à caractère personnel :

  • Le droit d’accès et de rectification de vos données à caractère personnel ;
  • Le droit de s’opposer au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de marketing direct et le droit général de s’opposer au traitement de vos données pour des raisons relatives à votre situation personnelle ;
  • Le droit à l’effacement, à la restriction du traitement et le droit à l’oubli ;
  • Le droit de retirer votre consentement à tout moment ;
  • Le droit à la portabilité des données ;
  • Le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de supervision (en Belgique, il s’agit de l’Autorité de protection des données).

Avant de déposer une plainte, nous vous encourageons à nous contacter afin de trouver rapidement une solution à l’amiable.

L’exercice de vos droits est soumis à certaines conditions détaillées dans le RGPD, de sorte que certains droits ne s’appliquent pas dans certaines circonstances. Si vous avez des questions à ce sujet, vous pouvez toujours nous contacter.

Nous nous réservons le droit de vérifier votre identité si nous avons des doutes raisonnables quant à votre identité.

 

COMMENT POUVEZ-VOUS NOUS CONTACTER?

Vous pouvez toujours nous contacter en utilisant les coordonnées ci-dessous:

HARUKEY BVBA

Begijnenbossen 72

B-2840 Rumst

info@harukey.be

Téléphone : +32 479 80 95 40

 

MODIFICATIONS

Nous nous réservons le droit de modifier ce document de manière ponctuelle. En cas de modifications substantielles, nous vous en informerons via notre site internet ou par e-mail.